Чтобы подтвердить расход подотчетной суммы, которая была выдана авансом, используют документ первичного учета — авансовый отчет. В обязательном порядке требуется прикладывать к нему оправдательные документы. В авансовом отчете указывается спектр данных для списания произведенных расходов. Документ должен содержать четкие данные по поводу целевого назначения ресурсов.
В бухгалтерии компании должен быть в наличии приказ, содержащий список лиц, которые имеют право получать деньги на закупку горюче-смазочных материалов. По действующему законодательству, сроки выдачи авансов не ограничиваются. Выдавать ресурсы на командировочные расходы можно исключительно при наличии соответствующих командировочных удостоверений.
Принято предоставлять правильный и подробный авансовый отчет не позднее трех дней после возвращения из командировки. Документ относят в бухгалтерию вместе с бумагами, подтверждающими расходы. Достаточно единственного экземпляра.
Документ представляется в виде двухстороннего бланка. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте.
В документе важно обозначить сведения о предыдущих авансах, полученных средствах, их расходе, перерасходе и остатке.
Оборотная сторона предназначена для перечисления всех документов, в которых присутствуют подтверждения проведенных расходов — квитанций, чеков, прочих оправдательных документов.
На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6).
Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.
Оформление авансового отчета на окончательном этапе проводит бухгалтер. За тщательной проверкой правильного заполнения следует проставление отметки о проверке, подписи и расписки подотчетному лицу.
В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне вносятся номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
После проверки авансовый отчет подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Когда бумага утверждается, появляются основания для списания подотчетных средств. Остаток неиспользованного аванса оприходуется в кассу, а перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу.
Не допускается выдавать деньги человеку с задолженностью по предыдущим авансам или передавать их другим лицам.